E-postanız bir klişeyle çöpe gitmesin!

FINANSINGUNDEMI.COM – DIŞ HABERLER SERVİSİ

Bir e-posta göndermek üzeresiniz. Belki bir müşteriye, bir işe alım yöneticisine ya da uzun süredir konuşmadığınız bir çalışma arkadaşınıza yazıyorsunuz. Refleks olarak şu ifadeyi kullandınız: “Umarım iyisinizdir.”

Bu dilek samimi niyetlerle yazılmış olabilir. Ancak ünlü kariyer uzmanı Lorraine K. Lee’ye göre alıcının mesajınızı okumaya devam etmesi için güçlü bir sebep sunmaz. Hatta bazı durumlarda mesajın tamamen atlanmasına bile yol açabilir.

CNBC'nin haberine göre, “Unforgettable Presence” adlı çok satan kişisel gelişim kitabının yazarı, LinkedIn Learning eğitmeni ve keynote konuşmacısı olan Lee, profesyonellere iletişim anlarında kendilerini daha etkili bir şekilde ifade etmeleri konusunda rehberlik ediyor. Kariyer uzmanına göre eğer e-postanızın giriş cümlesi dikkat çekici değilse, devamı büyük olasılıkla hiç okunmayacaktır.

Giriş cümlesi bir e-postanın ilk izlenimi niteliğini taşıyor. Lee bu nedenle ilk cümlenin mesajın geri kalanı kadar özenli hazırlanması gerektiğini belirtiyor

‘Umarım iyisinizdir’ neden etkisiz kalıyor?

Bu ifadenin sorunu kabalık içermesi değil; akılda kalıcı olmaması. “Umarım iyisinizdir” artık sıradan, otomatik bir küçük sohbet kalıbına dönüşmüş durumda. O kadar yaygınlaştı ki, çoğu kişi bu satırı doğrudan geçiyor. Özellikle uzun süredir iletişim kurulmamış kişilerle yazışmalarda bu ifade kişisel olmaktan uzak ve özen gösterilmemiş bir izlenim yaratabiliyor.

Lee’ye göre “Umarım iyisinizdir” gibi ifadelerin yanı sıra şu başlangıçlardan da kaçınmalısınız:

Otomatik dil: Eğer giriş cümleniz 100 farklı e-postaya kopyalanabilecek kadar genel bir yapıdaysa, yeterince özgün değildir.

Ani talepler: İlişki kurulmadan doğrudan bir talebe geçmek, yazışmayı fazlasıyla ticari ve soğuk hale getirebilir.

Boş coşku: “Mutlu Pazartesiler!” ya da “Umarım haftanız harika geçiyordur!” gibi ifadeler uygun bir bağlam yoksa fazla yüzeysel kalabilir. Kariyer uzmanına göre bu tür ifadeleri tercih ediyorsanız bile mesajları kişiselleştirmeniz gerekiyor: “Mutlu Pazartesiler! Umarım hafta sonunuz güzel geçmiştir. Ben ilk kez [X etkinliğini] denedim ve çok keyif aldım.”

Bunun yerine ne söylenebilir?

Güçlü bir başlangıç, insani, özgün ve bir amaç taşıyor olmalı. İster takip amaçlı, ister bir tanışma ya da proje başlangıcı olsun, mesajınızın nasıl başladığı, devamında neler olacağına dair belirleyici olacaktır.

İşte “umarım iyisinizdir” kalıbının ötesine geçen, dikkat çeken ve ilişkileri güçlendiren bazı alternatif açılış cümleleri:

1. Ortak bir anıya atıf yapın

Eğer e-posta gönderdiğiniz kişiyle daha önce herhangi bir temasınız olduysa (kısa süreli bile olsa) bunu hatırlatın. Bu, mesajınıza anında bağlam kazandıracaktır.

Örnekler:

“Geçtiğimiz aylarda [X konferansında/etkinliğinde] yaptığımız sohbet çok keyifliydi.”

“Dünkü strateji toplantısında paylaştığınız görüşleriniz için teşekkür ederim.”

2. Enerji gösterin

Olumlu ifadeler kullanmak, karşı tarafı da pozitif düşünmeye teşvik eder. Bu tür girişler özellikle sıcak ve aksiyona yönelik bir iletişim kurmak istediğinizde etkilidir.

Örnekler:

“Bu projede birlikte çalışacak olmaktan heyecan duyuyorum. Hızlıca bir güncelleme paylaşmak istedim.”

“Sohbetimiz üzerine uzun uzun düşündüm ve bir fikri sizinle paylaşmak için sabırsızlanıyorum.”

3. Zaman sorununu kabul edin (gerekliyse)

Yoğun bir dönemde ya da uzun bir aranın ardından yazıyor olabilirsiniz. Bu durumda varsayılan nezaket ifadelerini bırakıp, daha bilinçli bir giriş tercih edin.

Örnekler:

“Sizin için yoğun bir dönem olduğunu biliyorum, ancak bu fırsatın gözden kaçmasını istemedim.”

“Gelecek ayki teslim tarihleri öncesinde aynı noktada olduğumuzdan emin olmak istedim.”

4. Mesajınızı karşı taraf merkezli kurun

Özellikle ağ kurma veya dışa dönük mesajlarda işe yarayan bir yaklaşımdır.

Örnekler:

“Yeni ürününüzün lansmanı için tebrik ederim! Eğer faydalı olursa, özellikle çok başarılı bulduğum noktaları sizinle paylaşabilirim.”

“[X konusundaki] paylaşımınızı gördüm ve gerçekten beni etkiledi. Bu sebeple teşekkür etmek istedim.”

Amerikalıların yüzde 25’i ‘işlevsel işsiz’

Finansal kaygılar uykularınızı kaçırmasın!

Ünlü turizm şirketi iflas etti! Ücret iadesi yapmayacak