50 yıllık arşiv bilgisayara taşınıyor

Sigorta prim dökümleri, emeklilik belgeleri gibi kurumun arşivindeki 4,5 milyar evrak, tek tek taranarak bilgisayar ortamına aktarılıyor. İki yıl içinde aktarma işleminin bitirilmesi planlanıyor. Dijitalleşmenin sigortalıya en büyük faydası, emeklilik maaşı bağlamada kolaylık olacak.
Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) bütün arşivini elektronik ortama taşıyor. Sigorta prim dökümleri, emeklilik belgeleri gibi kurumun arşivindeki bütün evraklar tek tek taranarak bilgisayar ortamına aktarılıyor. Devam eden hummalı çalışma ile 4,5 milyar adet evrak elektronik ortama taşınacak. Kurumun 50 yıllık arşivinin tamamının bilgisayar ortamına aktarılmasıyla SGK'da dijital dönem başlayacak.
Sosyal güvenlik reformu ile önemli adımlar atan SGK, kurum arşivinin dijital ortamda olmaması sebebiyle sıkıntı yaşıyor. Geçmiş yıllara ait bir evrakın bulunabilmesi için bazen yüz binlerce dosyanın elden geçirilmesi gerekiyor. Bu durum iş yükünü artırmasının yanı sıra büyük zaman kaybına yol açıyor. Bu nedenle emekli aylığının bağlanması başta olmak üzere kimi hizmetlerin verilmesi gerekli hızda olmayabiliyor. Bu sorunları önlemek için harekete geçen SGK, 4,5 milyar evrakı dijital ortama aktarmaya başladı. Arşive taşınacak evrakların 2,5 milyarı taranacak evraklardan oluşuyor. Proje ile emeklilik evrakı, sigorta prim dökümü, rapor ve reçete gibi milyonlarca doküman elektronik ortama aktarılacak. Böylece Türkiye'nin en büyük arşivlerinden birine sahip olan SGK, tamamen dijital ortama geçecek.
Proje ile vatandaşın işi hızla sonuçlandırılırken 50 yıllık arşive tek tıkla ulaşma imkânı doğacak. Türkiye'de bir benzeri olmayan proje ile evrakların yıpranması, kaybolması ve benzeri riskler de ortadan kalkacak. Kurum içindeki yazışmaların önemli bir bölümü ya tamamen bitecek ya da süre kısalacak. Kâğıt kullanımı büyük ölçüde ortadan kalkacak. SGK Başkanı Fatih Acar'ın büyük önem verdiği ve bizzat takip ettiği projede tarama çalışmaları sürüyor. SGK Başkanı Acar, zaman zaman evrakların taranması çalışmasını bizzat gözlemliyor.
1994 öncesi sigortalı ilk işe giriş bildirgeleri ile 1974 yılından önceki döneme ait bordrolar halen kâğıt olarak arşivlerde tutuluyor. SGK'nın maaş bağlama talepleri başta olmak üzere vatandaşın talebine hızla cevap verebilmesi için bu arşivlerin dijital ortama taşınması önem taşıyor. Projenin tamamlanmasıyla en büyük kolaylık emekli aylıklarının bağlanmasında yaşanacak. Emeklilik aşamasında değişik kurumlarda ve işyerlerinde çalışmış kişilerin hizmetlerinin toplanması bazen aylar alıyor. Evrakların dijital ortama aktarılmasının ardından emeklilik başvurusu yapan kişinin bütün çalışmaları, anında SGK ekranında gözükecek. Böylece hiçbir yazışmaya ihtiyaç kalmadan maaş bağlanabilecek.
İki yıl içinde tamamlanması planlanan proje ile SGK tamamen dijital ortama taşınmış olacak. Evrakların taranması sırasında belgelerin orijinal haliyle taranmasına büyük titizlik gösteriliyor. Dijital ortama geçilmesiyle birlikte sel, yangın ve benzeri kazalara karşı da arşivler koruma altına alınmış olacak. Kâğıt arşivlerin yedeğinin alınması mümkün olmazken dijital arşivler yedeklenecek. SGK'nın arşivleri dijital ortama taşıma çalışması, diğer birçok kuruma da örnek teşkil edecek. Zaman