İş dünyası maliyetleri azaltmak, zamandan kazanmak ve çevre bilincine katkıda bulunmak için sanal (online) ve dijital toplantılara ağırlık veriyor. Web konferansı, video konferans ve telekonferans en sık kullanılan yöntemler...
GÜNDEMDEN bir türlü düşmeyen kriz kavramıyla yaşamaya alışan iş dünyası, bütçeleri kısmak adına seyahat sayısını azaltmanın yolunu sonunda buldu. “Online toplantı” araçlarını kullanarak daha az seyahatle ve daha fazla katılımcıyla global toplantılar yapan şirketler hem zaman hem de maliyet tasarrufu sağlıyor.
Azalan seyahatler sayesinde çalışanlar da daha iyi bir iş ve özel yaşam dengesi kurmuş oluyor. Özellikle eşleri ya da anne babaları sık sık seyahat edenleri memnun eden bu uygulamanın avantajlarından biri de şirketlerin çevre politikaları gereği karbon emisyonlarını azaltma çalışmalarına sağladığı katkı... Seyahatlerin azaltılması şüphesiz bu amaca da hizmet ediyor.
Mesafeyi sorun olmaktan çıkarması ve kaliteli iletişim altyapısı sağlayabilmesi nedeniyle uzmanlar bu sistemlerin ve kullanıcı miktarının önümüzdeki dönemde artan ivmeyle yaygınlaşmasını bekliyor.
EN CİDDİ KALEM SEYAHAT
İş dünyası özellikle video çözümleri içeren online toplantılar sayesinde daha verimli çalışıp daha hızlı karar alabiliyor. Mühendisler ve ürün tasarımcıları gibi sürekli görsel, tasarım, malzeme paylaşan ve çok yakın çalışması gereken, ancak farklı şehirlerde ya da ülkelerde olan birimler için daha verimli işbirlikleri sağlanıyor.
Cisco’nun 12 ülkede 6 bin kullanıcıyla yaptığı araştırma, iş dünyasının toplantılarda video çözümleri kullanmaktan memnun olduğunu ortaya koyuyor. Katılımcıların yüzde 77’si, toplantılarda video çözümleri kullanmanın en büyük avantajının seyahat masraflarını azaltmak olduğu belirtiyor. Yüzde 69’uysa maliyet tasarrufunu gösteriyor.
Uygulamaların maliyetleri kullanılan teknolojiye ve toplantı ihtiyaçlarına göre değişiklik gösteriyor. Bu hizmetleri veren şirketler arasında, Microsoft, Cisco, Polycom ve Adobe öne çıkıyor. İlk kurulum fiyatları fazla görünse de orta dönemli avantajlar hesaplandığında bu sistemler masraflarını kısa zamanda karşılıyor.
YER VE MEKANDAN BAĞIMSIZ
Turkcell, söz konusu sistemleri kullanan şirketlerin başında geliyor. Özellikle Microsoft Lync, Polycom Video Konferans, Cisco TelePresence, Adobe Virtual Class, telekonferans ve WebEx öne çıkan çözümler arasında...
Gerek Turkcell’de gerekse Turkcell Superonline’da yer ve mekandan bağımsız iletişim ve toplantı ihtiyaçlarının oldukça yoğun olduğunu belirten Turkcell Bilgi ve İletişim Teknolojileri Genel Müdür Yardımcısı İlker Kuruöz, özellikle birden fazla lokasyonda gerçekleşecek toplantılarda bu çözümleri tercih ettiklerini belirtiyor. Turkcell Grubu sanal ve dijital toplantı sistemlerini ayrı ayrı, birlikte ve neredeyse her cihazdan erişim sağlayarak kullanıyor.
* Cisco TelePresence sistemi, iki plaza arasında HD kalitesinde ve yan yana hissi veren toplantı ihtiyaçları için kullanılıyor.
* Polycom video konferans cihazları hem çoklu hem de Microsoft Lync ile bütünleşmiş bir şekilde kullanılıyor. Bu kullanım mobil cihazlardan ve tabletten erişime olanak veriyor.
* Harvard’la ortak düzenlenen gelişim programları ve sınıf eğitimleri için Adobe Virtual Class veya Polycom teknolojileri tercih ediliyor.
* Sadece Lync platformunda, bir mesai gününde çalışanlar 27 bin 712 kere birbirine anlık mesajla erişiyor. Bir haftada çalışanlar 8 bin dakikadan fazla sesli ve görüntülü konferans, noktadan noktaya sesli ya da görüntülü arama yapıyor.
MASADAN KALMAYA GEREK YOK
Turkcell Global Bilgi’nin altyapısında hem online (Microsoft Lync) hem de dijital (Polycom) toplantı araçları bulunuyor. Üç ülkedeki 17 farklı lokasyonda faaliyet gösteren şirket, zamandan ve seyahat masraflarından tasarruf etmek, anında toplantı yapıp dosya paylaşmak için bu yapıları tercih ediyor. Turkcell Global Bilgi Bilgi ve İletişim Teknolojileri Genel Müdür Yardımcısı Fahri Arkan, kullandıkları sistemlerle ilgili şu bilgileri veriyor:
“Çalışanlarımız online sistemlere her an bağlı durumda. Görüşmek istedikleri kişilere istek gönderebiliyor ve kabul edilmesi durumunda görüşmeye başlayabiliyor. Telekonferans sisteminde ise kişiler açılan sanal odalara bağlanıyor ve toplantılarını yapıyor. Masa üstü paylaşımı, dosya paylaşımları ve yetkilendirmeler bu sistemlerin önemli, kullanılan ve tercih edilen özellikleri olarak öne çıkıyor.”
Online sistemlerle ikili ve çoklu görüşmeler anında gerçekleştiriliyor. Dijital sistemlerle de birden çok kişi aynı anda, aynı toplantıya grup olarak katılabiliyor. Böylece çalışanlara masalarından ayrılmadan ve seyahatlerle zaman kaybetmeden toplantı yapabilme seçeneği sunulmuş oluyor.
ÜST DÜZEY KATILIYOR
Farklı yerlerde birçok tesisi bulunan DHL, toplantılarını telekonferans şeklinde yapmayı tercih eden şirketlerden biri. Ayrıca gerekli durumlarda WebEx ve video konferans gibi araçlardan da faydalanıyor. Şirket, özellikle birden çok üst düzey yöneticinin katılması gereken toplantılar, katılımcıların birbirinden uzak mesafelerde bulunması ve gündemin yoğunluğu gibi kriterleri göz önünde bulunduruyor.
Zamanın en değerli kaynaklardan biri olduğunu söyleyen DHL Supply Chain Türkiye Genel Müdürü Hakan Kırımlı, “Ayrıca GoGreen (Çevre Koruma) politikası gereği mümkün olan her durumda online ve dijital toplantıları tercih ediyoruz. Bu durumda hem zamanı daha verimli kullanıyor hem de karbon salınımına karşı aksiyon almış oluyoruz” diyor.
DHL, özellikle yurtdışındaki yöneticilerle bilgi paylaşımını yüzde 90 oranında dijital toplantılar aracılığıyla gerçekleştiriyor. Ayrıca DHL CEO’su Frank Appel tarafından yapılan şirket sunumlarının çoğu da WebEx, Webcast ve benzeri sistemlerle dünyadaki 470 bin çalışana ulaştırılıyor.
“ONLİNE GÖRÜŞMELER ARTACAK”
Dünya çapında 230 video konferans ünitesine sahip olan Nokia, bu ünitelerde ayda 5 bin toplantı düzenliyor. Şirket, “Nokia Tandberg” denilen, dosya ve görüntü paylaşabilen bir sistemle çalışılıyor. Bunun dışında Microsoft Office Live Meeting, Microsoft Lync, VoIP gibi sistemler de aktif olarak kullanılıyor.
Bu sistemlerin global bir şirkette iletişim açısından pek çok faydası olduğunu düşünen Nokia Türkiye İletişim Müdürü Eda Ezgi Torcu Mutluer, “Yüz yüze görüşme için harcayacağınız zaman ve maliyet düşünüldüğünde online toplantılara neden ihtiyaç olduğu daha net bir şekilde ortaya çıkıyor. Çok hızlı karar alınması ve bilgi paylaşılması gereken durumlarda şirketlere daha hızlı hareket imkanı da sağlıyor” diyor.
Özellikle görüntülü görüşmeler için Tandberg sistemini kullandıklarını da belirten Mutluer, yüz yüze toplantıların önemi yadsınamayacağını, ileride ikisinin birlikte devam edeceğini ve mesafeler arttıkça online görüşmelerin daha yoğun kullanılacağını öngörüyor.
Günde 320 bin WebEx toplantısı yapılıyor
Geniş bant internetin yaygınlaşmasıyla sanal toplantı yapmanın birçok farklı yolu bulunuyor. İlk akla gelense akıllı telefondan masa üstü bilgisayara herhangi bir cihazla kullanılabilecek bulut-tabanlı uygulamalar...
Bu alanda pek çok uygulama ve ürüne sahip olan Cisco, çevrimiçi toplantılar için bir dizüstü bilgisayar veya masa üzerinden toplantılara katılmak için yüksek çözünürlüklü video konferans çözümleri sunuyor. Ayrıca küçük grup toplantıları için sanal toplantı odalarını tamamlayan video konferans terminalleri de bulunuyor.
Örneğin Cisco WebEx, ses, veri ve yüksek çözünürlüklü video entegrasyonuyla katılımcılara doküman paylaşma ve üzerinde çalışma, toplantı sırasında mesajlaşma ve video kamera görüntülerini paylaşma olanağı sağlıyor. Kullanıcılar bu toplantılara evden, ofisten ya da seyahat sırasında katılabiliyor. Bu arada dünyada her gün 320 bin WebEx toplantısı gerçekleştirildiği bilgisini de iletelim.
Cisco Türkiye İşbirliği Çözümleri Satış Müdürü Vedat Tüfekçi, bu alanda en yeni gelişme olarak, Apple iPhone ve iPad de dahil tüm cihazlardan WebEx’e bağlanabilme ve Cisco TelePresence gibi video konferanslara bir klikle katılabilme olanağından söz ediyor. Bu arada 3D teknolojileri ile holografik çözümleri birleştiren Cisco TelePresence, yüksek çözünürlüklü video konferans çözümüyle öne çıkıyor. Sistem sayesinde yüksek çözünürlüklü video ve mükemmel ses kalitesi uzak mesafelerden eş zamanlı olarak sağlanabiliyor.
TelePresence’ın bugün Global Fortune 500 şirketlerinin yüzde 75’i tarafından kullanıldığına dikkat çeken Tüfekçi, “Bunların içinde bankalar, üreticiler, perakende zincirleri, danışmanlık şirketleri, telekomünikasyon operatörleri gibi çok farklı sektörlerden firmalar var. Bazı otel zincirleri Cisco TelePresence sanal toplantı odalarını tesislerinde toplantı paketinin bir parçası olarak sunuyor. Böylece TelePresence sistemini arada bir kullanmak isteyen şirketler bu tesisleri saatlik olarak kiralayabiliyorlar” diyor.
Erol BİLECİK / Index Grup CEO’su
“Uluslararası işbirliklerinde avantaj sağlıyor”
Elektronik ortamda gerçekleştirilen toplantılarda şüphesiz yüz yüze yapılanlar kadar sıcak bir atmosfer yakalanamıyor. Ancak özellikle farklı şehirlerde ya da ülkelerde bulunan paydaşlar ve ekip arkadaşlarımızla yaptığımız toplantılarda, zamandan tasarruf anlamında online toplantıların büyük faydasını görüyoruz. Uzak mesafeleri kat edilebilir kılan bu yöntem, uluslararası işbirliklerimizde de avantaj sağlıyor. Ve zamanı etkin bir şekilde kullanmanıza izin veriyor.
Grup içinde de yoğun olduğumuz günlerde, mesai saatleri dışında yapılması gereken toplantıların bir kısmını elektronik ortamda gerçekleştiriyoruz. Toplantının konusu ve akışı moderatörler eşliğinde bir kez rayına oturtulduğunda yüz yüze yapılan görüşmelerin etkinliğiyle arada hiçbir fark olmuyor. Yeni Türk Ticaret Kanunu yürürlüğe girdiğinde Index Grup gibi halka açık şirketler dünyanın her noktasındaki yatırımcıları ve ortaklarını elektronik ortamda düzenlenen toplantılar aracılığıyla bir araya getiriyor olacak.
Tuğçe Altınsoy/Para Dergisi
Yazdır